Case study: Società Dolce

Il progetto ha portato la cooperativa Società Dolce alla digitalizzazione della base dati dei suoi clienti e dell’intero processo di sottoscrizione servizi e contrattualistica.

Oltre alla progettazione e sviluppo dell’area clienti, nel progetto di trasformazione è stata coinvolta anche l’intera area infanzia, che gestisce servizi per i minori dagli 0 ai 14 anni.

Settore azienda: servizi educativi e socio-assistenziali

Dimensione azienda: 90 milioni di €

Aree aziendali coinvolte: IT, commerciale, marketing, amministrazione, area infanzia

Periodo: dal 2020 ad oggi

Il cliente

Società Dolce, cooperativa sociale nata a Bologna nel 1988, opera nell’ambito dei servizi educativi e socio-assistenziali in collaborazione con amministrazioni, istituzioni locali e aziende private.

Un progetto concreto di sviluppo tecnologico

Collaboriamo in maniera continuativa con il team di Synextya ormai dal 2020 e fin da subito si sono dimostrati molto competenti e professionali. 

Siamo stati seguiti e guidati in tutto il processo di trasformazione digitale, prima nella fase di condivisione del progetto, poi in un’analisi approfondita per la definizione di obiettivi e strategia.

Ad oggi abbiamo realizzato un progetto concreto di sviluppo tecnologico che ha apportato notevoli miglioramenti in azienda.

Tutto è partito dall’esigenza di innovare digitalmente l’area infanzia di Società Dolce e il progetto si è evoluto nel tempo grazie al loro supporto tecnico e consulenziale in grado di coinvolgere e ottimizzare sempre più aspetti.

 

Domenico Di Leone – Responsabile IT – Società Dolce S.C.

La sfida

L’obiettivo identificato dal reparto IT è stato quello di digitalizzare la base dati della cooperativa e permettere di snellire ed efficientare dei processi di gestione eterogenei e complessi, per l’attivazione dei servizi e la contrattualistica.

Criticità individuate:

  • Gestione dei dati: non esisteva la possibilità di analizzare e gestire digitalmente la posizione complessiva di un singolo utente, risultando così complesso avere la chiara evidenza della sua situazione, dei servizi a cui aveva accesso o a cui sarebbe potuto essere potenzialmente interessato;
  • Diversi punti di accesso ai servizi: i servizi utilizzati dal cliente differenziavano la fase di iscrizione e registrazione da quella operativa quotidiana e non gestivano la parte burocratico-amministrativa. Il gestionale in uso deteneva tutte le informazioni riguardanti i bambini iscritti però la registrazione rimaneva legata alla singola struttura (nido) ed eventuali richieste per servizi annessi dovevano essere richiesti tramite altri sistemi web con inserimento anagrafiche ad ogni richiesta. Anche la gestione del nido stesso risultava frammentata, con un portale dedicato a registrazioni e news ed un altro gestionale dedicato all’operatività quotidiana dell’asilo.

La soluzione

Siamo partiti da un percorso di analisi, Digital Transformation Assessment, che ha permesso di delineare una strategia e una roadmap dei successivi 3 anni per raggiungere i seguenti obiettivi:

– Miglioramento tecnologico e della modalità di fruizione informazioni.

– Accentramento della base dati e delle anagrafiche clienti, di Società Dolce.

– Sviluppo di un nuovo gestionale per le strutture asili nido e servizi annessi.

Elementi di progetto

Digital transformation assessment

Analisi dei bisogni e degli obiettivi della cooperativa, con la strutturazione di un piano pluriennale di digitalizzazione.

Infrastruttura cloud e database

Studio e implementazione dell’infrastruttura cloud (AWS) e del database. Digitalizzazione del processo di completamento e generazione contratti.

Portale area clienti

Design e sviluppo di un portale web per i clienti e di un pannello di amministrazione collegato.

Portale area infanzia

Design e sviluppo di un portale web e app native iOS e Android per i genitori di minori e un portale web e app Android per la gestione interna degli operatori.

Il progetto di trasformazione digitale con Società Dolce si divide in 3 fasi:

Fase 1

Digital Transformation Assessment

Azioni chiave:

  • Analisi stato attuale dei procedimenti;
  • Focus su aree specifiche da coinvolgere nel processo;
  • Elaborazione analisi.

Focus:

  • Migliorie tecniche e gestionali in merito ai sistemi informatici attualmente esistenti per la gestione degli asili nido e dell’area infanzia;
  • Accentramento di tutte le anagrafiche dei clienti, e degli utilizzatori di servizi di Società Dolce, in un unico database.

Con il coinvolgimento di un nostro project manager e di un capo tecnico si è arrivati alla stesura di un progetto completo e dettagliato in merito all’identity provider di Società Dolce e al nuovo gestionale asili.

In questa fase si è ritenuto necessario coinvolgere le figure che il cliente ritiene essere elementi chiave, corrispondenti alle varie aree decisionali quali IT, Amministrazione, Marketing e Legal.

L’obiettivo di questa fase di progetto è definire nel dettaglio i tempi, i costi e le modalità di attuazione delle fasi successive.


Fase 2

Sviluppo Identity provider

Azioni chiave:

  • Creazione di un unico portale per la gestione centralizzata dei dati;
  • Implementazione Microsoft Identity Platform del protocollo di autenticazione OAuth 2.0.

Focus:

  • Permettere agli utenti finali di accedere a una piattaforma univoca di gestione dell’anagrafica;
  • Permettere a Società Dolce di avere il quadro chiaro della situazione di ogni iscritto ai propri servizi;

In sede di analisi è emersa la necessità di strutturare un Portale principale (al momento dedicato al mondo Infanzia, ma pensato in ottica futura per accogliere potenzialmente tutto il panorama dei Servizi di Società Dolce) per la gestione centralizzata di iscrizioni, contratti e anagrafiche clienti.

È stato quindi previsto un unico sistema di autenticazione con protocollo OAuth 2.0, definito come identity provider di Società Dolce in modo da dotare l’utente di una univoca identità digitale, legata al mondo Società Dolce, con la quale può richiedere l’accesso a tutti i servizi messi a disposizione.

L’utente che si registra al Portale può fruirne come fosse un’area riservata dove visualizzare informazioni riguardo ai propri servizi attivi, contratti, fatture, news e documenti.


Fase 3

Sviluppo gestionale asili

Azioni chiave:

  • Analisi funzionalità e ruoli;
  • Progettazione grafica del gestionale;
  • Backend scalabile su servizio Amazon Web Services, API, Piattaforma web di gestione interna, Portale web per le famiglie, App iOS e Android.

Focus:

  • Avanzamento tecnologico, servizio digitale per la clientela con miglioramenti nell’esperienza utente;
  • Digitalizzazione del processo di iscrizione con eliminazione di ridondanti inserimenti di dati per servizi diversi;
  • Miglioramento del processo di gestione da parte del personale SD.

Dopo un’approfondita analisi dei ruoli e di tutte le funzionalità che gravitano intorno al Gestionale del mondo Infanzia, abbiamo individuato la necessità di progettare 3 diversi macro-strumenti, connessi tra loro e declinati a seconda delle esigenze, utili alla soddisfazione di tutte le funzioni di gestione dell’area Infanzia:

  • Piattaforma web lato Società Dolce – Per il ruolo di Admin, Coordinatori responsabili e Coordinatori
  • App educatori lato Società Dolce – Per il ruolo di Educatori operativi su un asilo per le attività quotidiane
  • App e portale web lato famiglie – Per il ruolo di utenti finali, quali famiglie e bambini

 

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